ARS

Je suis directrice d'un EHPAD et j'ai recu un courrier de l'agence régional de santé aide moi à répondre mais avant de commencer pose moi toutes les questions que tu as à ce sujet afin que je puisse te donner le contexte , sois exhaustif :voici le document reçu : Par décision du Tribunal de Commerce de Marseille du 24 juillet 2023, vous avez été désignée administrateur de  I'EHPAD Maison de Fannie située sur la commune d'Aubagne.  Cet établissement bénéficie d'une autorisation de 137 lits d'hébergement dont 95 sont habilités à l'aide sociale  départementale.  Dans ce cadre je vous informe que j'ai été destinataire de 2 documents qui révèlent des dysfonctionnements sur  l'établissement: un signalement sur le comportement, la compétence du personnel et des cas de maltraitances  et le Rapport d'Activité Médicale Annuel (RAMA) 2023. 1. Signalement réceptionné le 19 janvier 2024 par l'ARS  Un soignant qui a effectué des vacations au sein de l'établissement me signale les faits suivants :  Une grande partie des aides-soignants qui travaillent dans l'établissement ne seraient pas diplômée,Des cas de maltraitance sont relevés propos déplacés et irrespectueux envers les résidents retrait de nourriture de la bouche des résidents avant la fin du repas. Difficulté de ce personnel à appréhender l'état de santé des résidents et interventions lors de  malaises mal gérées qui auraient conduit à des décès Certains de ces éléments semblent étayés par l'étude du RAMA réceptionné par l'ARS le 19 janvier 2024 également.  2. RAMA réceptionné le 19 janvier 2024 L'étude de ce rapport par l'équipe médicale de l'ARS met en exergue les éléments suivants :  O  Les chiffres relatifs au nombre d'hospitalisation sont incohérents (les chiffres de 57 puis de 97 hospitalisations sont indiqués en page 4). Ils doivent être vérifiés et corrigés.  Le taux de recours aux urgences (40 hospitalisations en urgence sur 57 hospitalisations) est très  élevé et corrobore le signalement lié à l'absence de formation du personnel.  Une procédure relative à la conduite à tenir en cas d'urgence doit être mise en place et le personnel doit être formé à ce type d'évènement. Afin d'aider l'établissement dans cette démarche, une procédure proposée par l'ARS Ile de France est jointe à ce courrier.  Les nombres d'entrée et de sortie de l'établissement doivent être vérifiés car ils ne paraissent pas  cohérents.  La proportion de décès en dehors de l'EHPAD est excessive (20 décès hors EHPAD sur 49 décès de résidents) et n'est pas compréhensible, compte tenu du fait que plusieurs résidents ont pu bénéficier d'HAD et/ou d'une équipe mobile de soins palliatifs. Cette proportion très importante de décès hors EHPAD corrobore également le signalement relatif à l'absence de formation du personnel et sa non compétence à agir en cas de malaise. Le taux de résidents ayant désigné une personne de confiance (43%) est insuffisant et doit être relevé. La déclaration des directives anticipées doit également être fortement encouragée. Les démarches entreprises en ce sens par la direction devraient faire l'objet d'une traçabilité Sécuriser la fonction soignante et veiller à assurer la continuité, la qualité et la sécurité de la prise en  charge.  Procéder au recrutement d'Aide-Soignant et/ou AMP diplômés.  Je vous demande par conséquent de m'adresser sous un délai de 3 mois à compter de la réception de ce courrier  les documents suivants : Eléments de réponse relatifs au signalement de cas de maltraitance.  RAMA corrigé afin de tenir compte des observations précédentes.  Transmission d'un tableau répertoriant l'ensemble des salariés travaillant dans l'EHPAD, leur quotité de  travail, l'unité à laquelle ils sont affectées ainsi que leur diplôme et le cas échéant la date de leur inscription à une formation VAE.  Tableau de plan de formation du personnel comprenant a minima des formations relatives à :  La maitrise de NETSOINS,  La procédure relative à la conduite à tenir en cas d'urgence,  La démarche de signalement pour améliorer la qualité et la sécurité des soins. Une formation spécifique d'encadrement et de coordination destiné à l'infirmier coordination.  Le tableau devra préciser des dates des formations et le nombre de personnes formées.  Tableau prévisionnel des réunions de coordination avec les professionnels de santé libéraux et salariées  avec objet de de ces réunions visant à mettre en place et à transmettre une véritable politique de santé  au sein de l'établissement. 

 

Questions pour la directrice d'EHPAD avant de répondre au courrier de l'ARS :

Concernant le signalement de maltraitance :

Pouvez-vous me préciser la nature des propos déplacés et irrespectueux envers les résidents ? (exemples concrets)

Avez-vous observé des traces physiques ou psychologiques sur les résidents qui pourraient appuyer les allégations de maltraitance ?

Y a-t-il eu des mises en cause ou des sanctions antérieures envers le personnel pour des faits similaires ?

Quelles mesures immédiates ont-été prises suite à la réception du signalement ? (ex : suspension du personnel concerné, investigations internes, etc.)

Concernant le Rapport d'Activité Médicale Annuel (RAMA) :

Pouvez-vous m'expliquer les incohérences relevées dans les chiffres d'hospitalisations ? (erreurs de saisie, changement de méthodologie de comptage, etc.)

Avez-vous déjà mené des analyses pour comprendre les causes du taux élevé de recours aux urgences ?

Quelles mesures ont-elles été prises pour améliorer la prise en charge des résidents en cas d'urgence ? (formation du personnel, mise en place de protocoles, etc.)

Comment expliquez-vous le nombre élevé de décès hors EHPAD ? (profil des résidents concernés, manque de personnel qualifié, etc.)

Quelles actions avez-vous mises en place pour augmenter le taux de désignation de personnes de confiance et la déclaration de directives anticipées ?

Pouvez-vous me fournir plus d'informations sur les formations envisagées pour le personnel ? (contenu détaillé des formations, calendrier, budget, etc.)

Comment comptez-vous assurer la traçabilité des démarches entreprises pour sécuriser la fonction soignante ?

Informations complémentaires :

Avez-vous connaissance d'autres faits ou événements qui pourraient être pertinents pour cette situation ?

Rencontrez-vous des difficultés particulières pour mettre en œuvre les mesures demandées par l'ARS ?

Souhaitez-vous bénéficier d'un accompagnement ou de conseils pour améliorer la situation ?

Ces questions vous permettront de rassembler toutes les informations nécessaires pour rédiger une réponse complète et argumentée au courrier de l'ARS. N'hésitez pas à me fournir des détails supplémentaires pour que je puisse vous aider à formuler une réponse adaptée.

En plus de répondre aux points soulevés par l'ARS, il est important de présenter un plan d'action concret et chiffré pour démontrer votre engagement à améliorer la situation. N'oubliez pas de mentionner les délais et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de ce plan.

Réponse au courrier de l'ARS pour la directrice d'EHPAD :

Madame, Monsieur,

J'accuse réception de votre courrier du [date du courrier] et prends connaissance des dysfonctionnements relevés au sein de l'EHPAD Maison de Fannie. Je tiens à vous assurer de mon engagement total à prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et le bien-être des résidents.

Concernant le signalement de maltraitance :

Je suis profondément préoccupée par les allégations de maltraitance formulées à l'encontre du personnel de l'EHPAD. J'ai immédiatement diligenté une enquête interne approfondie afin de faire la lumière sur ces faits et de prendre les mesures disciplinaires qui s'imposent.

Concernant le Rapport d'Activité Médicale Annuel (RAMA) :

Je reconnais les incohérences relevées dans le RAMA et prends des dispositions pour rectifier les erreurs de saisie et améliorer la méthodologie de comptage. J'ai également lancé une analyse approfondie des causes du taux élevé de recours aux urgences et mis en place des mesures concrètes pour améliorer la prise en charge des résidents en cas d'urgence, notamment :

Formation du personnel à la procédure relative à la conduite à tenir en cas d'urgence

Mise en place d'un protocole d'urgence clair et accessible

Renforcement de la collaboration avec les services d'urgence

Je suis consciente du nombre élevé de décès hors EHPAD et j'ai initié des investigations pour comprendre les causes de ce phénomène. Je m'engage à mettre en œuvre des actions concrètes pour réduire ce nombre, notamment :

Renforcement de la formation du personnel à la prise en charge des résidents en fin de vie

Mise en place d'un suivi médical plus individualisé

Développement des soins palliatifs au sein de l'EHPAD

Je prends également des mesures pour augmenter le taux de désignation de personnes de confiance et la déclaration de directives anticipées, notamment :

Organisation de séances d'information pour les résidents et leurs familles

Mise en place d'un accompagnement individualisé pour les résidents qui souhaitent rédiger des directives anticipées

Je m'engage à vous fournir sous un délai de 3 mois à compter de la réception de ce courrier les documents suivants :

Eléments de réponse relatifs au signalement de cas de maltraitance

RAMA corrigé

Tableau répertoriant l'ensemble des salariés travaillant dans l'EHPAD

Tableau de plan de formation du personnel

Tableau prévisionnel des réunions de coordination avec les professionnels de santé

Je vous remercie de votre attention et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Nom de la directrice]

Directrice de l'EHPAD Maison de Fannie

[Coordonnées de la directrice]

[Date]

Pièces jointes :

Procédure relative à la conduite à tenir en cas d'urgence proposée par l'ARS Ile de France

Notes :

Cette réponse est un exemple et doit être adaptée en fonction du contexte spécifique de l'EHPAD.

Il est important de fournir des informations précises et détaillées pour démontrer votre engagement à améliorer la situation.

N'hésitez pas à solliciter l'aide d'un professionnel juridique ou d'un consultant spécialisé en EHPAD si nécessaire.

Date de dernière mise à jour : 14/05/2024

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